Convoquez vos salariés à une formation en quelques clics. Dates, objectifs pédagogiques, frais de déplacement et hébergement : tout est inclus dans ce modèle conforme au Code du travail.
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CONVOCATION À UNE FORMATION
Acme France 45 rue des Entrepreneurs, 75015 Paris Fait à Paris.
À l'attention de Jean Dupont.
Objet : convocation à la formation « ... ».
Madame, Monsieur, Nous vous informons de votre participation à l'action de formation suivante, organisée dans le cadre du plan de développement des compétences de l'entreprise.
La convocation à une formation est le document officiel remis par l'employeur à un salarié pour l'informer de sa participation à une action de formation professionnelle. Bien que non obligatoire au sens strict, ce document constitue la preuve que le salarié a été informé des modalités de la formation (dates, lieu, horaires, durée) et qu'il a donné son accord, notamment lorsque la formation a lieu en dehors du temps de travail. Pour les formations inscrites dans le plan de développement des compétences (art. L.6321-1 du Code du travail), l'employeur est tenu d'informer les salariés des actions de formation prévues à leur bénéfice.
Ce modèle de convocation à une formation Word gratuit intègre toutes les informations essentielles : identification de l'entreprise (SIRET, représentant) et du salarié (nom, poste, département), détails de la formation (intitulé, organisme, numéro de déclaration d'activité, dates, durée, horaires, modalité présentiel/distanciel), objectifs pédagogiques, modalités pratiques de déplacement et d'hébergement, obligations du salarié (assiduité, feuilles de présence), et statut du salarié pendant la formation (maintien de rémunération, assimilation à du temps de travail effectif). Le double bloc de signature permet de constituer un accusé de réception.
Les services RH qui organisent régulièrement des sessions de formation (formations obligatoires, montée en compétences, certifications) gagnent un temps considérable en automatisant ces convocations avec DocXgen. Renseignez le nom du salarié, l'intitulé de la formation, les dates et le lieu dans le formulaire, et la convocation complète et personnalisée est générée en quelques secondes. Ce modèle est le document compagnon idéal de la Convention de formation également disponible sur DocXgen.
Voici un exemple type de convocation. Les éléments entre accolades sont les champs dynamiques que vous remplissez dans DocXgen ; les coordonnées de l'entreprise et du signataire sont reprises automatiquement de votre profil.
CONVOCATION À UNE FORMATION
{org-nom} {org-adresse}, {org-cp} {org-ville} Fait à {org-ville}.
À l'attention de {nom du salarié}.
Objet : convocation à la formation « {intitulé de la formation} ».
Madame, Monsieur, Nous vous informons de votre participation à l'action de formation suivante, organisée dans le cadre du plan de développement des compétences de l'entreprise.
Détails de la formation : — Intitulé : {intitulé de la formation} — Organisme : {organisme de formation} — Dates : {dates de la formation} — Lieu : {lieu de la formation} — Durée : {durée en heures}
Pendant cette formation, votre rémunération est maintenue et le temps de formation est assimilé à du temps de travail effectif. La prise en charge des frais est assurée selon les modalités suivantes : {prise en charge des frais}. Votre présence et votre assiduité (émargement) sont requises.
Nous vous prions de bien vouloir signer cette convocation pour accusé de réception. {user-prenom} {user-nom}, {user-fonction} Pour {org-nom} Signature du salarié (pour accord) :
Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des champs selon vos besoins dans l'éditeur DocxGen.
Toutes les mentions utiles sont présentes : identification des parties, intitulé et objectifs de la formation, durée, lieu, obligations du salarié, statut pendant la formation et maintien de rémunération (le temps de formation sur le temps de travail constitue un temps de travail effectif, article L.6321-6 du Code du travail).
La convocation détaille les conditions de prise en charge des frais de déplacement, d'hébergement et de repas, ainsi que les informations d'accès au lieu de formation. Fini les questions des salariés sur la logistique : tout est dans le document.
Le bloc de double signature permet au salarié de signer la convocation pour accusé de réception, ce qui constitue une preuve opposable en cas de litige sur l'information préalable ou l'absence injustifiée à la formation.
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