Un modèle Word professionnel pour gérer les remboursements de frais professionnels. Tableau HT/TVA/TTC, politique de plafonds, signatures salarié et manager.
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NOTE DE FRAIS N° {n° de note de frais}
Acme France — 45 rue des Entrepreneurs, 75015 Paris SIRET : 123 456 789 00012 Salarié : Jean Dupont Département : ... Période couverte : ...
Tableau des dépenses Date | Nature de la dépense | Justificatif n° | Montant HT | TVA | Montant TTC — | Trajet SNCF Paris-Lyon (RDV client) | 1 | 75,00 | 4,13 | 79,13 — | Nuit d'hôtel | 2 | 90,00 | 9,00 | 99,00 — | Repas d'affaires (2 couverts) | 3 | 41,67 | 4,17 | 45,84 — | Frais kilométriques (véhicule personnel) | 4 | — | — | 32,40 TOTAL | | | 206,67 | 17,30 | 256,37
Total TTC à rembourser : ... Nombre de justificatifs joints : 4 (factures et titres de transport nominatifs annexés à la présente note).
Plafonds appliqués (politique interne) : repas 25 € TTC / couvert, hébergement 110 € TTC / nuit, frais kilométriques selon le barème fiscal URSSAF en vigueur selon la puissance du véhicule. Les dépenses excédant ces plafonds restent à la charge du salarié sauf accord préalable du responsable.
La note de frais est un document incontournable dans toute entreprise qui envoie ses collaborateurs en déplacement, en réunion client ou en formation. Elle permet au salarié de demander le remboursement des dépenses professionnelles qu'il a avancées : frais de transport, hébergement, repas d'affaires, frais de représentation. Conformément à l'article 39 du Code général des impôts, ces dépenses sont déductibles du résultat fiscal de l'entreprise à condition d'être justifiées par des pièces probantes (factures, tickets, titres de transport) et de correspondre à des dépenses réellement engagées dans l'intérêt de l'exploitation.
Ce modèle de note de frais Word gratuit est conçu pour couvrir tous les types de dépenses professionnelles. Il comprend un tableau structuré avec les colonnes Date, Nature de la dépense, Montant HT, TVA et Montant TTC, une ligne total automatique, un récapitulatif financier avec le mode de remboursement (virement IBAN ou autre), la liste des justificatifs joints, les plafonds de remboursement par catégorie (repas, hébergement, transport, représentation), une déclaration sur l'honneur du salarié et une double signature salarié et responsable. Les champs dynamiques s'adaptent à chaque collaborateur et chaque période.
Avec DocXgen, les entreprises automatisent le traitement de leurs notes de frais en quelques minutes. Importez ce modèle Word, définissez les champs dynamiques (nom du salarié, département, période, montants) et vos collaborateurs génèrent leur note de frais personnalisée en remplissant un simple formulaire. Plus de saisie manuelle, plus de tableaux Excel non conformes : chaque note de frais est produite avec la même présentation professionnelle, les bonnes mentions légales et les plafonds de votre politique interne.
Voici un exemple type de note de frais à remplir par le salarié et à faire valider par son responsable. Les éléments entre accolades sont les champs dynamiques que vous remplissez dans DocXgen ; le tableau des dépenses est à compléter ligne par ligne. Les champs {user-*} et {org-*} sont remplis automatiquement depuis votre profil et votre organisation.
NOTE DE FRAIS N° {n° de note de frais}
{org-nom} — {org-adresse}, {org-cp} {org-ville} SIRET : {org-siret} Salarié : {nom du salarié} Département : {département} Période couverte : {période couverte}
Tableau des dépenses Date | Nature de la dépense | Justificatif n° | Montant HT | TVA | Montant TTC — | Trajet SNCF Paris-Lyon (RDV client) | 1 | 75,00 | 4,13 | 79,13 — | Nuit d'hôtel | 2 | 90,00 | 9,00 | 99,00 — | Repas d'affaires (2 couverts) | 3 | 41,67 | 4,17 | 45,84 — | Frais kilométriques (véhicule personnel) | 4 | — | — | 32,40 TOTAL | | | 206,67 | 17,30 | 256,37
Total TTC à rembourser : {total ttc à rembourser} Nombre de justificatifs joints : 4 (factures et titres de transport nominatifs annexés à la présente note).
Plafonds appliqués (politique interne) : repas 25 € TTC / couvert, hébergement 110 € TTC / nuit, frais kilométriques selon le barème fiscal URSSAF en vigueur selon la puissance du véhicule. Les dépenses excédant ces plafonds restent à la charge du salarié sauf accord préalable du responsable.
Déclaration sur l'honneur Je soussigné(e) {nom du salarié} certifie sur l'honneur l'exactitude des montants ci-dessus, atteste que ces dépenses ont été réellement engagées dans l'intérêt de {org-nom} et n'ont fait l'objet d'aucun autre remboursement.
Mode de remboursement : {mode de paiement}. Les remboursements de frais professionnels réels sont exonérés de cotisations sociales dès lors qu'ils sont justifiés et conformes au barème des frais professionnels fixé par l'URSSAF en vigueur.
Date et signature du salarié : ______________________ {user-prenom} {user-nom} Date, nom et signature du responsable (« bon pour accord ») : ______________________
Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des champs selon vos besoins dans l'éditeur DocxGen.
Cinq lignes de dépenses avec date, nature, montant HT, TVA et TTC, plus une ligne total colorée. Format conforme aux exigences comptables et fiscales (art. 39 CGI).
Plafonds par catégorie (repas, hôtel, représentation), délai de soumission et mode de paiement configurables. Plus besoin d'un document séparé pour la politique frais.
Bloc de signatures salarié et responsable hiérarchique avec déclaration sur l'honneur. Circuit de validation clairement formalisé pour la comptabilité.
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Un formulaire est généré automatiquement à partir des champs du modèle.
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Accédez instantanément à ce modèle, remplissez ses champs via un formulaire intelligent et téléchargez votre document finalisé en Word ou PDF.
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