Convention de stage : le guide complet pour l'entreprise d'accueil [2026]

Jérémy, responsable administratif dans une PME de 12 personnes, reçoit en mars un email de la directrice : « On prend une stagiaire à partir du 5 avril, tu peux gérer la convention ? »

Jérémy ouvre Word, retrouve un vieux modèle datant de 2021, remplace quelques champs à la main. Le lendemain, la fac rappelle : il manque le nom de l'enseignant référent, la durée hebdomadaire n'est pas renseignée, et la clause sur la protection sociale est absente. Trois allers-retours de mails plus tard, la stagiaire arrive avec une convention pas encore signée par l'établissement.

Ce scénario se rejoue chaque printemps dans des milliers de PME. Ce guide est là pour que ça ne vous arrive plus.

Pourquoi la convention de stage est tripartite

La convention de stage n'est pas un contrat bilatéral entre l'entreprise et l'étudiant. Elle engage trois parties, et c'est précisément ce qui la distingue de n'importe quel autre document RH.

Le stagiaire s'engage à réaliser les missions définies, à respecter les règles de l'organisme d'accueil et à produire les livrables pédagogiques attendus par son établissement (rapport, soutenance...).

L'établissement d'enseignement — université, lycée, école de commerce, BTS — confirme que le stage s'inscrit bien dans un cursus pédagogique, désigne un enseignant référent chargé du suivi, et prend en charge la couverture en responsabilité civile du stagiaire.

L'entreprise d'accueil s'engage sur les missions confiées, la durée, le tuteur désigné, les conditions matérielles (horaires, accès à la restauration collective, remboursement de transport) et, le cas échéant, le montant de la gratification.

Sans l'un de ces trois signataires, il n'existe pas de stage au sens du Code de l'éducation (articles L124-1 et suivants). Ce point n'est pas un détail administratif : il conditionne l'ensemble du régime juridique et social du stagiaire.

La gratification : qui paie, combien, à partir de quand

C'est la question que pose systématiquement la comptabilité dès que le mot « stagiaire » est prononcé. Les règles sont précises.

Le seuil d'obligation

La gratification devient obligatoire dès que la durée du stage dépasse 2 mois dans le même organisme d'accueil. Ces 2 mois (soit 308 heures de présence effective) peuvent être consécutifs ou non sur la même année d'enseignement : les périodes de stage fractionnées réalisées dans la même entreprise se cumulent pour atteindre le seuil.

En dessous de ce seuil, verser une gratification reste possible mais n'est pas imposé par la loi.

Le montant minimum légal en 2026

Le minimum légal est indexé sur le plafond horaire de la Sécurité sociale, fixé à 30 € en 2026. La gratification minimale représente 15 % de ce plafond, soit :

4,50 € brut par heure de stage effectuée.

Un stagiaire présent 35 heures par semaine perçoit donc au minimum 157,50 € par semaine, soit environ 630 € par mois pour un mois complet. Ce n'est pas un salaire — c'est une gratification, versée mensuellement à compter du premier jour du premier mois de stage.

Gratification et cotisations sociales

La gratification est exonérée de cotisations sociales jusqu'au montant légal minimum. Si vous décidez de verser plus (ce qui est tout à fait possible), la partie excédentaire est soumise aux cotisations de Sécurité sociale, à la CSG et à la CRDS. Seule la cotisation accidents du travail-maladies professionnelles (AT-MP) s'applique en toutes circonstances, même sous le seuil.

Les mentions qui doivent figurer dans la convention

La loi fixe une liste de mentions obligatoires. L'entreprise d'accueil en est responsable, même si c'est souvent l'établissement qui fournit le modèle de base. Voici ce que votre convention doit impérativement contenir.

Parties et interlocuteurs

• Identité complète du stagiaire (nom, prénom, date et lieu de naissance)
• Nom et adresse de l'établissement d'enseignement, nom du responsable légal
• Nom et coordonnées de l'enseignant référent
• Nom et fonction du tuteur en entreprise

Description du stage

• Intitulé et objectifs pédagogiques (ce que le stage apporte à la formation)
• Description des missions confiées
• Dates de début et de fin, durée totale en semaines ou en heures
• Durée hebdomadaire de présence effective
• Lieu du stage (avec l'adresse précise, notamment si différent du siège social)

Conditions matérielles et financières

• Montant de la gratification et modalités de versement (ou mention explicite de l'absence de gratification)
• Avantages éventuels : tickets restaurant, accès à la cantine, remboursement de transport (prise en charge obligatoire de 50 % de l'abonnement de transport en commun, pour tout stagiaire sans condition de durée)
• Conditions d'accès aux activités sociales et culturelles de l'entreprise

Encadrement et validation

• Modalités de suivi entre tuteur et enseignant référent
• Conditions de validation du stage (rapport, soutenance, évaluation intermédiaire)
• Clause sur la confidentialité si nécessaire

5 situations qui posent problème

Cas 1 : "Je veux prendre un stagiaire sans établissement scolaire"

C'est la situation la plus risquée, et la plus fréquente quand une entreprise cherche quelqu'un pour « tester » un profil avant embauche.

Un stage au sens du Code de l'éducation est impossible sans un établissement d'enseignement signataire. La convention tripartite sans établissement n'a aucune valeur légale. La personne accueillie sans contrat de travail ni convention valide peut être requalifiée en salarié — avec régularisation des cotisations, des congés payés, voire des dommages et intérêts.

Cas 2 : Stage de plus de 6 mois

La durée maximale d'un stage est fixée à 6 mois par année d'enseignement dans le même organisme d'accueil (article L124-6 du Code de l'éducation). Cette limite s'apprécie en jours de présence effective, à raison de 7 heures par jour, soit 132 jours maximum.

Au-delà, la convention n'est plus valide. Si le besoin est réel et dépasse cette durée, la voie appropriée est le contrat d'apprentissage ou un contrat de travail. Consulter notre guide sur l'automatisation des contrats de travail si vous basculez vers cette option.

Cas 3 : Prolongation d'un stage en cours

Prolonger un stage est possible, mais uniquement par avenant à la convention initiale, signé par les trois parties. La prolongation doit rester dans la limite des 6 mois. Si elle fait passer le stage au-dessus du seuil des 308 heures, la gratification devient obligatoire à partir du premier jour du dépassement — pas à partir de la signature de l'avenant.

Cas 4 : Accueillir plusieurs stagiaires en même temps

C'est possible, mais encadré par un quota légal. Le nombre de stagiaires dont la convention est en cours durant une même semaine civile ne peut pas dépasser :

• 3 stagiaires si votre effectif est inférieur à 20 personnes
• 15 % de l'effectif (arrondi à l'entier supérieur) si votre effectif est de 20 personnes ou plus

(Source : articles R124-10 et R124-11 du Code de l'éducation, Décret n° 2015-1359 du 26 octobre 2015)

Une PME de 12 salariés peut donc accueillir 3 stagiaires simultanément. Une entreprise de 25 personnes peut en accueillir 4 (25 × 15 % = 3,75, arrondi à 4).

Cas 5 : Interruption ou absence prolongée

Si le stagiaire s'arrête pour maladie, accident, maternité ou paternité, le stage peut être suspendu puis repris — sous réserve d'accord entre les trois parties et de l'établissement d'enseignement. La période d'interruption ne compte pas dans le calcul de la durée effective.

Une prolongation pour compenser les jours manqués est possible par avenant, y compris au-delà de la date de fin initiale, à condition de ne pas dépasser la limite des 6 mois.

Accueillir plusieurs stagiaires sans tout retaper

La convention de stage a une particularité que n'ont pas la plupart des documents RH : elle arrive par vagues. À la rentrée de septembre, en fin d'année universitaire, ou pendant la saison des stages de fin d'études, une même entreprise d'accueil signe parfois trois, quatre ou cinq conventions en l'espace de quelques jours. Et d'une convention à l'autre, l'essentiel ne bouge pas : la raison sociale, le SIRET, le tuteur référent, les clauses de confidentialité et de protection sociale restent identiques. Seuls le stagiaire, son établissement et les dates changent réellement.

C'est exactement le type de tâche où le copier-coller manuel coûte cher : on duplique l'ancien fichier, on oublie de mettre à jour une date, on garde par erreur le nom du stagiaire précédent, et l'établissement renvoie la convention pour correction. Multiplié par la dizaine de conventions d'une saison, l'addition en temps perdu et en allers-retours devient lourde.

L'approche par modèle inverse la logique : on fige une bonne fois la trame validée (toutes les mentions obligatoires présentes, les informations entreprise déjà à leur place) et on ne renseigne, pour chaque stagiaire, que les trois ou quatre champs qui varient vraiment. Le volume d'une rentrée se traite alors en série, sans rouvrir l'ancienne convention « pour voir comment c'était fait ».

C'est le principe de l'automatisation documentaire décrit dans notre guide complet, particulièrement adapté au caractère répétitif et saisonnier des conventions de stage.

Si vous gérez aussi des conventions de formation ou des documents d'onboarding RH, vous pouvez centraliser tous ces modèles au même endroit.

Jérémy, lui, génère désormais chaque convention en quelques minutes — sans rouvrir l'ancienne pour vérifier le montant de la gratification ni relancer la fac pour une mention manquante.

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